Padronização – Dinâmica – Sorria!

Objetivo: Orientar participantes sobre o processo de elaborar um padrão operacional (POP).

Categoria: Dinâmica coletiva

Duração: 60 minutos

Materiais: Quebra-cabeça, papel A3, papel A4, adesivos, canetinhas, lápis, borracha, giz de cera, cronômetro e qualquer outro item de papelaria que achar interessante.

Instruções

A Dinâmica é realizada em 3 etapas, sendo que cada etapa é realizada por um grupo de pessoas diferentes.

Para uma turma de 20 pessoas, divido a sala em 4 grupos de 5 pessoas. Cada grupo de 5 pessoas é sub-dividido em grupos de 2, 2 e 1 pessoa.

Primeira Etapa

Entregue um quebra-cabeça desmontado para cada grupo, apenas peça as pessoas para montarem o quebra-cabeça, não dê nenhuma outra instrução.

Observação importante: os demais membro das equipes devem permanecer fora da sala e não saber o que está acontecendo dentro da sala.

Marque o tempo que cada grupo demorou para montar seu quebra cabeça. No nosso caso este tempo médio varia de 7-12 minuutos.

Utilizamos o quebra cabeça da figura abaixo, um “smile”  feito em material acrílico.

Após o término da montagem, pegamos com as pessoas que participaram desta etapa quais foram as principais dificuldades.

Em linhas gerais temos:

  • Não conhecer o produto final;
  • Não saber qual o lado correto das peças;
  • Não saber por onde começar a montar;
  • Não ter nenhuma instrução do que fazer.

Segunda Etapa

Com o quebra-cabeças montado, as pessoas que participaram da 1a etapa se retiram, e entram as pessoas da segunda etapa.

Deixe todo material disposto na mesa (papéis, adesivos, canetinhas, giz de cera ou qualquer outro item de papelaria que achar interessante).

A instrução para estas pessoas é: “Montem um procedimento de como montar este produto, vocês podem utilizar qualquer material que está disponível na mesa. Vocês tem 15 minutos”.

Deixe a criatividade fluir, dê o menor número de dicas possíveis.

Encerrado o tempo, pegue com estas pessoas quais foram as dificuldades em elaborar o procedimento.

Em linhas gerais temos:

  • Nunca ter exercido a atividade antes;
  • Não saber por onde começar;
  • Não “saber” que poderia utilizar “tal” recurso;
  • Não ter tempo suficiente.

Os padrões mais simples que já presenciei, foram as pessoas que desenharam as peças na forma lógica no papel em branco, numerar as peças com adesivos, e explicar este passo a passo no padrão.

Terceira Etapa

As pessoas que não participaram de nenhuma das outras etapas entram na sala para a montagem do produto.

Eles recebem o produto embaralhado e o padrão em cima da mesa.

Eles tem que seguir o padrão de como montar (Caso a pessoa da terceira etapa já tenha participado de alguma das etapas anteriores, ela já estará “viciada” pelo “learn by doing” para realizar esta etapa).

Cronometre cada tempo de montagem.

Colete das pessoas quais foram as dificuldades que elas encontrarão no padrão para realizara  tarefa.

Em linhas gerais temos:

  • Não entendi a linguagem do padrão;
  • O padrão atrapalhou em alguns pontos;
  • O padrão não me passou qual era o resultado esperado (produto final);
  • Faltava alguma coisa no padrão.

Em um caso, uma equipe fez um padrão escrito em uma página A4, e em anexo uma página A3 com o desenho das peças e de como montar, porém em momento algum no padrão foi citado o anexo. Deixamos a folha do padrão em cima da mesa e o anexo do lado enrolado. A pessoa da montagem retirou o Anexo da mesa e como não estava mencionado no padrão, não foi utilizado.

Conclusão

Ganha a dinâmica o grupo que montar a etapa 3 em menor tempo.

Recomendo dar um livro sobre padronização de brinde ao grupo vencedor.

Esta dinâmica teve altíssimo grau de aceitação por parte dos participantes. Já foi executada em mais de 500 pessoas na empresa onde trabalho.

Ao final, recolher as conclusões finais com os participantes.

Em linhas gerais temos:

  • É fundamental envolver quem executa a atividade na elaboração do padrão;
  • O padrão tem que ter uma linguagem simples;
  • Um bom padrão realmente trás um resultado mais eficaz;
  • É fundamental ter o resultado esperado escrito no padrão.
Esta é uma dinâmica simples, barata e que pode ser trabalhada diversos conceitos de gestão.

A inspiração para esta dinâmica veio deste vídeo que assisti na web, onde são trabalhados também outros conceitos.

Deixe uma resposta

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s

%d blogueiros gostam disto: